Datenschutzordnung

1. Zweck der Datenschutzordnung

Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gilt seit dem 25. Mai 2018 in allen Mitgliedsstaaten der EU und regelt auch den Datenschutz in Vereinen. Insofern soll den Mitgliedern bzw. Förderern und Spendern des Vereins „Rosenkinder“ ein Überblick über den Datenschutz bzw. die Speicherung von personenbezogenen Daten in unserem Verein gegeben werden. Dies entspricht der Informationspflicht bzw. der Betroffenenrechte gemäß DS-GVO.

2. Erlangung von personenbezogenen Daten

Mit dem Aufnahmeantrag teilen Mitglieder dem Vorstand ihre personenbezogenen Daten für die erforderliche Mitgliederverwaltung mit. Das sind insbesondere:

  • Name
  • Anschrift
  • Kontoverbindung für SEPA Bankeinzug des Mitgliedsbeitrags
  • E-Mail-Adresse
  • Geburtstag

Diese Daten sind erforderlich für eine ordnungsgemäße Administration der Mitgliedschaft. Spender, die nicht Mitglied im Verein sind, spenden in der Regel über die bekannte Bankverbindung des Vereins einen Förderbeitrag. Wird eine Spendenbescheinigung gewünscht, ist die Aufgabe von Name und Anschrift unerlässlich. Eine E-Mail-Adresse wird in diesem Fall nur gespeichert, wenn dies der Spender ausdrücklich wünscht.

3. Speicherung von personenbezogenen Daten

Alle personenbezogenen Daten werden auf einem Password-gesicherten PC des Schatzmeisters des Vereins gespeichert und verwaltet. Diese dienen der erforderlichen gesetzlichen Rechnungslegung des Vereins und der Abwicklung der Spendenbescheinigungen. Zusätzlich werden Name, E-Mail-Adresse und Geburtstag der Mitglieder bzw. von hierfür autorisierten sonstigen Spendern auf einem Password-gesicherten PC des Vereinsvorsitzenden gespeichert. Diese dienen der üblichen Mitgliederinformationen über die Projekte und Veranstaltungen des Vereins. Außerdem erfolgen darüber die Geburtstagswünsche an die Mitglieder. Die Mitglieder können auf Wunsch den Service Mitgliederinformation und Geburtstagswünsche verwehren. Dann erfolgt eine Löschung dieser Daten.

Hierzu gehört auch die Prüfung der Rechnungslegung durch den von der Mitgliederversammlung bestellten Kassenprüfer, der bei seiner Tätigkeit stichprobenartig auch Einblick in die personenbezogenen Daten erhält. Auch die übrigen Mitglieder des Vorstandes sind im Rahmen der Wahrnehmung ihrer Aufgaben bei Bedarf zur Einsicht der personenbezogenen Daten von Mitgliedern und Spendern berechtigt.

4. Aufbewahrungsfristen von personenbezogenen Daten

Für die Abwicklung der Administration als eingetragener Verein mit dem Recht Spendenbescheinigungen auszustellen, ist ein ordnungsgemäßes Rechnungswesen und eine regelmäßige Rechnungslegung gegenüber dem Finanzamt unerlässlich. Es gelten die üblichen Aufbewahrungsfristen nach den gesetzlichen Regelungen von 6 oder überwiegend 10 Jahren. Diese Fristen gelten auch für Daten ausgeschiedener Mitglieder.

5. Daten des Vereins im Internet und in den Sozialen Medien

Der Verein verwaltet und betreibt eine Homepage unter www.rosenkinder.org. Diese Homepage dient der allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Personenbezogene Daten werden grundsätzlich hier nicht veröffentlicht. Ausnahme sind die aktuellen Namen der Vorstandsmitglieder. Dies ist eine notwendige und zulässige Information über die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten des Vereins. Im Rahmen der, auf der Homepage auch veröffentlichten Mitgliederinformationen über Projekte, Vereinsaktivitäten oder Vereinsreisen nach Sri Lanka können die Namen oder Bilder von mitreisenden Mitgliedern auch auf der Homepage erscheinen. Dies erfolgt nur nach vorheriger Information und Genehmigung durch die Mitreisenden. Die Veröffentlichung von Namen und Bildern von Helfern und geförderten Kindern und Einrichtungen in Sri Lanka fällt nicht unter die Regelungen der DS-GVO. Der Verein wird bei seiner Berichterstattung darüber grundsätzlich darauf achten, dass diese sozialverträglich und ausgewogen ist.

Das gleiche gilt für die Berichterstattung des Vereins in den Sozialen Medien (z.B. Facebook). Bedingt durch die weite Verbreitung und durch die Mißbrauchmöglichkeiten erfolgt kein umfangreicher und regelmäßiger Informationsaustausch. Eine automatische Verbindung von Homepage und sozialen Medien (z.B. Facebook) besteht nicht.

Die Links auf unseren Websites betreffen ausschließlich “Freundinnen”, die unseren Verein unterstützen. Diese Links stellen keine automatische Verbindungen zu den Servern der Inhaltsanbieter her. Erst beim aktiven Anklicken eines Link-Buttons wird auf die verlinkten Websites gewechselt. Unser Verein übernimmt für diese Websites keine Verantwortung.

6. Weitergabe von Daten an Dritte

Der Verein verpflichtet sich ausdrücklich keine personenbezogenen Daten von Mitgliedern oder Spendern an Dritte weiter zu geben. Insbesondere nicht für Werbe- oder andere kommerzielle Zwecke. Ausnahmen sind nur möglich bei expliziter Genehmigung der Person oder bei Nachfragen oder Auskunftsersuchen staatlicher Institutionen.

7. Informations- und Betroffenenrechte

Die Mitglieder und sonstigen Spender oder Förderer haben jederzeit das Recht, beim Vorstand des Vereins „Rosenkinder“ Auskunft über die gespeicherten Daten zu erfragen. Falsche oder irrtümliche Daten werden bei Widerspruch unverzüglich geändert. Dies gilt auch für gewünschte Löschungen von Daten, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen für eine ordnungsgemäße Rechnungslegung dagegen stehen.

8. Verletzungen des Schutzes von personenbezogenen Daten

Sollte der Vorstand bedeutende Datenpannen oder externe Hackerangriffe auf personenbezogenen Daten seiner Mitglieder feststellen, so wird er unverzüglich seine Mitglieder bzw. die betroffenen Personen davon unterrichten. Sollten Mitglieder unabhängig davon Kenntnis erlangen, dass deren personenbezogenen Daten, die der Administration des Vereins „Rosenkinder“ zuzuordnen sind, dann haben diese das Recht der zuständigen Datenschutzbehörde zu melden. Dies wird der Vorstand bei entsprechender Relevanz auch in den o. g. Fällen vornehmen. Zuständige Stelle ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig Holstein in Kiel. Telefonisch zu erreichen, unter: +49 431 988-1200 oder per E-Mail: mail [at] datenschutzzentrum [punkt] de.

9. Inkrafttretung

Die Datenschutzordnung des Vereins „Rosenkinder“ wurde am 29. Juli 2018 vom Vorstand des Vereins beschlossen und entspricht auch der gängigen Praxis vor Inkrafttreten der DS-GVO. Sollten sich Rückfragen bzw. Klarstellungen aus der Veröffentlichung der Regelung an seine Mitglieder bzw. Spender und Förderer ergeben, dann wird der Vorstand darüber erneut beraten und gegebenenfalls Änderungen oder Ergänzungen vornehmen. Letztendlich wird der Vorstand diese Datenschutzordnung in der 13. Mitgliederversammlung zur endgültigen Genehmigung den Mitgliedern vorlegen.

Uetersen, den 29. Juli 2018
gez.
Der Vorstand